Czym jest duplikat faktury uproszczonej i kiedy można go wystawić?

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym transakcje opodatkowane VAT. Jej wystawienie jest obowiązkowe m.in. przy sprzedaży na rzecz innego podatnika. Gdy dokument zaginie lub zostanie zniszczony, konieczne może być wystawienie jego duplikatu. Powstaje jednak pytanie, czy zasada ta dotyczy również faktur uproszczonych. Odpowiedź na to pytanie w dzisiejszym artykule Bizin.pl.

Czym jest faktura uproszczona?

Faktura uproszczona to jeden z dokumentów potwierdzających sprzedaż – obok faktury standardowej, rachunku czy umowy. Umożliwia ujęcie wydatku w księgach rachunkowych lub KPiR. Można ją jednak wystawić jedynie w określonych przepisami przypadkach.

Jak wskazuje sama nazwa, taki dokument zawiera mniej elementów niż faktura standardowa. W praktyce faktury uproszczone wystawia się najczęściej:

• przedsiębiorcom – gdy paragon z NIP nabywcy nie przekracza wartości 450 zł lub 100 euro,
• konsumentom oraz osobom kupującym prywatnie, poza działalnością.

Elementy faktury uproszczonej

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, faktura uproszczona (do 450 zł lub 100 euro z NIP nabywcy) musi zawierać co najmniej:

• datę wystawienia,
• numer faktury,
• NIP sprzedawcy,
• NIP nabywcy,
• datę sprzedaży (jeżeli różni się od daty wystawienia),
• nazwę towaru lub usługi,
• kwoty udzielonych rabatów, jeśli nie są uwzględnione w cenie,
• kwotę należności ogółem.

Dokument tego typu nie musi natomiast zawierać m.in.:

• danych adresowych stron,
• ilości i miary towarów,
• ceny jednostkowej netto,
• wartości netto sprzedaży,
• stawek VAT,
• kwot VAT przyporządkowanych poszczególnym stawkom.

Czy można wystawić duplikat faktury uproszczonej?

Zgodnie z art. 106l ustawy o VAT, duplikat faktury wystawia się w przypadku jej zniszczenia, zaginięcia, nieczytelności lub braku otrzymania. Dotyczy to także faktur uproszczonych. Duplikat może zostać wystawiony:

• na wniosek nabywcy – na podstawie danych z faktury posiadanej przez sprzedawcę,
• zgodnie z danymi zawartymi w fakturze posiadanej przez nabywcę.

Duplikat natomiast:

• zawiera aktualną datę jego wystawienia,
• może dodatkowo posiadać oznaczenie „DUPLIKAT”,
• ma takie same skutki podatkowe jak faktura pierwotna.

Oznacza to, że nabywca ma prawo ująć go w kosztach oraz odliczyć VAT – pod warunkiem, że spełnione są ogólne zasady odliczenia.

 Paragon z NIP jako faktura uproszczona

Choć paragon z NIP do 450 zł jest traktowany jak faktura uproszczona, nie ma możliwości wydrukowania jego duplikatu na kasie fiskalnej. Potwierdzają to m.in. interpretacje podatkowe, w tym interpretacja Dyrektora KIS z 27 kwietnia 2020 r.

W praktyce oznacza to, że jeśli nabywca poprosi o duplikat faktury uproszczonej wystawionej pierwotnie jako paragon z NIP, otrzyma go – ale w formie zwykłej faktury, zawierającej elementy wymagane dla faktury uproszczonej, a nie w formie ponownego paragonu.