Wraz w wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) aby umożliwić innym osobom, np. księgowym, korzystanie z systemu lub dać im wgląd do faktur, niezbędna będzie wcześniejsza autoryzacja użytkownika. W dzisiejszym artykule Bizin.pl przedstawimy dokładnie jak wygląda proces autoryzacji do systemu KSeF.
Dostęp do funkcji KSeF wymaga autoryzacji. Jeśli przedsiębiorca generuje tzw. token do połączenia z systemem (np. w programie księgowym), musi zadbać, by nie trafił on w niepowołane ręce.
Są trzy podstawowe metody uwierzytelnienia w KSeF:
Dodatkowo istnieje opcja uwierzytelnienia poprzez token – unikalny ciąg znaków, który można przypisać do konta bez konieczności podawania danych osobowych konkretnej osoby. Jest to uniwersalne rozwiązanie, szczególnie przydatne, gdy dostęp do systemu ma mieć np. biuro rachunkowe.
Uwierzytelnianie w KSeF jest możliwe zarówno bezpłatnie, jak i za opłatą, niezależnie od tego, czy użytkownikiem jest osoba fizyczna, czy firma.
W przypadku osób fizycznych możliwe są dwa scenariusze:
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą – ma pełne uprawnienia właścicielskie w KSeF. Może się uwierzytelnić profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
Osoba trzecia (np. pracownik lub księgowy) może uzyskać dostęp na trzy sposoby:
Spółki nie mogą korzystać z profilu zaufanego, ponieważ nie są osobami fizycznymi. Mają dwie możliwości:
ZAW-FA pozwala wyznaczyć jedną osobę fizyczną jako administratora konta spółki w KSeF. Taka osoba może potem zarządzać dostępem innych użytkowników i generować tokeny.
Jeśli spółka lub osoba fizyczna chce nadać dostęp do swojego konta innemu podmiotowi (np. biuru rachunkowemu), może przypisać dostęp do jego NIP-u. W takiej sytuacji biuro musi korzystać z pieczęci zawierającej swój NIP, aby obsługiwać KSeF w imieniu klienta.
Osoby bez dostępu do KSeF, np. zagraniczni kontrahenci lub osoby fizyczne, mogą skorzystać z anonimowego dostępu do pojedynczej faktury. Wystarczy wypełnić formularz na stronie KSeF, podając:
Od 1 lutego 2026 r. wprowadzony zostanie nowy sposób uwierzytelniania – certyfikat KSeF. Będzie on służył zarówno do logowania, jak i do potwierdzania uprawnień oraz wystawiania faktur w trybach offline i awaryjnym.
Certyfikat będzie zawierał dane osoby lub firmy i będzie przypisany tylko do konkretnego użytkownika. Można będzie go uzyskać od 1 listopada 2025 r., a jego ważność wynosić będzie 2 lata.
Opinie naszych klientów
Prosty, łatwy i przyjazny system z dostępem z każdego urządzenia (telefon, tablet, komputer). Nie martwię się o przechowywanie danych.
Widać, że system dynamicznie się zmienia i obrasta w coraz to nowe funkcjonalności zachowując przejrzysty i czytelny interfejs. Zrezygnowaliśmy z tradycyjnego programu do fakturowania i nie żałujemy decyzji.
Profesjonalny system. Szczerze polecam.
Bardzo prosty i przyjazny interfejs. I co najważniejsze wszystko jest online.
System działa intuicyjnie i niezawodnie. Praca na nim to czysta przyjemność.
Wiele rozbudowanych funkcjonalności oraz dostęp z każdego miejsca i o każdej porze – super.
49 548
zadowolonych
klientów
