KPiR - najważniejsze informacje oraz zmiany w 2026 roku

Najpopularniejszą formą prowadzenia ewidencji księgowej wśród małych firm jest Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR). To właśnie w niej ujmuje się wszystkie osiągnięte przychody oraz poniesione koszty działalności. KPiR ma charakter wyłącznie podatkowy – służy do ustalania podstawy opodatkowania. W artykule Bizin.pl wyjaśniamy, jak jest zbudowana i jak prawidłowo ją prowadzić.

Kto musi prowadzić KPiR?

Obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółek cywilnych, jawnych i partnerskich osób fizycznych. Warunkiem jest to, aby ich przychody ze sprzedaży nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro, przeliczonej na złote według średniego kursu NBP z pierwszego dnia roboczego października poprzedniego roku. W 2025 roku limit wynosi 10 711 500 zł, a w 2026 roku – 10 646 500 zł.

KPiR muszą prowadzić również:

• armatorzy w rozumieniu ustawy o podatku tonażowym,
• osoby wykonujące działalność gospodarczą na podstawie umów agencyjnych i umów zlecenia,
• duchowni, którzy zrezygnowali ze zryczałtowanego podatku,
• osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, jeśli zgłoszą zamiar prowadzenia księgi.

Przekroczenie limitu przychodów – nawet jednorazowe – wymusza przejście na pełne księgi. Powrót do KPiR jest możliwy dopiero od kolejnego roku podatkowego, o ile przychody za miniony rok spadną poniżej obowiązującej granicy.

W jakiej formie można prowadzić KPiR?

Zasady prowadzenia księgi reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. Od 2026 roku zostanie ono zastąpione nowym rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r.

Do końca 2025 roku KPiR można prowadzić:

• w wersji papierowej,
• w wersji elektronicznej.

Od 2026 roku księgę będzie można prowadzić wyłącznie elektronicznie.

Aby prowadzenie KPiR na komputerze było prawidłowe (do końca 2025 roku), podatnik musi m.in.:

• posiadać pisemną instrukcję obsługi programu księgowego,
• korzystać z oprogramowania umożliwiającego szybki wgląd w zapisy i wydruk księgi zgodnie ze wzorem,
• bezpiecznie przechowywać dane na nośnikach elektronicznych.

W przypadku wersji elektronicznej nie ma obowiązku drukowania księgi.

Po co prowadzi się KPiR?

KPiR pozwala ewidencjonować przychody i koszty działalności, a na jej podstawie wylicza się podatek dochodowy. Jest więc niezbędnym narzędziem do prawidłowego rozliczeń z urzędem skarbowym – zarówno miesięcznych, jak i rocznych.
Księga przydaje się także samemu przedsiębiorcy, ponieważ umożliwia ocenę wyników firmy. Dzięki niej łatwiej przeanalizować, czy działalność przynosi oczekiwany dochód, jak kształtują się koszty czy jak wygląda sprzedaż w różnych okresach.

Jak zbudowana jest KPiR?

Układ księgi wynika ze wzoru zawartego w rozporządzeniu. Do końca 2025 roku KPiR składa się z 17 kolumn, natomiast od 2026 roku będzie ich 19. Każda kolumna ma określoną funkcję i ułożona jest w ściśle określonej kolejności.

KPiR jako źródło informacji dla firmy

Na podstawie zapisów w KPiR można nie tylko ustalić podatek, ale też wyciągać wnioski dotyczące bieżącej kondycji firmy. Z comiesięcznych podsumowań przedsiębiorca może np. analizować zmiany kosztów i przychodów w czasie, tworzyć wykresy czy obliczać miesięczny dochód.
Księga daje też ogólny obraz relacji między zakupami a sprzedażą. Pozwala zauważyć np. zbyt duże zapasy towarów czy niezadowalającą marżę. Choć informacje w KPiR są dość ogólne, mogą stanowić pierwszy sygnał, że warto przyjrzeć się sytuacji bardziej szczegółowo i podjąć działania usprawniające prowadzenie działalności.